Az ügyvédi irodában fokozottan figyelni kell a helyes adatkezelésre, hiszen ott egy-egy hibának súlyos következményei lehetnek. Az alábbiakban összeszedtük az öt leggyakoribb hibát, amit ügyvédi praxisok adatkezelésében tapasztaltunk.

• Ingyenes IT-szolgáltatók használata: Régóta tudjuk, hogy semmi sincs ingyen. A legtöbb ingyenes e-mail- vagy felhőszolgáltatás „ellenértékeként” az adatainkat kéri, ami teljességgel összeférhetetlen az ügyvédi adatkezeléssel. Fontos tehát, hogy ne vegyünk igénybe olyan szolgáltatót, amely kizárólag privát szolgáltatást nyújt, illetve deklaráltan belepillant az iratainkba.

• Adatfeldolgozók helyzete rendezetlen: Jellemzően az ügyvédi iroda is alkalmaz adatfeldolgozókat, mint pl. a könyvelő és a tárhelyszolgáltató. Az adatfeldolgozókkal azonban szükséges az adatkezelésre is kiterjedő megállapodást kötni – és itt nem elég egy „titoktartási nyilatkozat” a szerződésben.

• Adatkezelési tájékoztatás ügyfeleknek: Az ügyvédi iroda a legtöbb személyes adatot az ügyfelek viszonylatában végzi. Minden ügyvéd köteles adatkezelési tájékoztatást adni ügyfelei részére, melynek legcélszerűbb formája egy adatkezelési tájékoztató, amire a megbízási szerződés is hivatkozik. Figyelem! A harmadik személy érintett adatainak kezelése esetén figyelemmel kell lenni az ügyvédi titok szabályaira!

• Adatkezelési tájékoztatás munkavállalóknak: Talán ez az a pont, ami nem érint minden ügyvédet. Akinek azonban alkalmazottai vagy megbízottai vannak, részükre is köteles adatkezelési tájékoztatást nyújtani.

• Adatbiztonság alacsony foka: Az adatbiztonság alapja, hogy az elektronikus adatokat védjük jelszóval – olyan- nal, ami nincs kiírva a faliújságra... A papíralapú iratokat pedig tároljuk úgy, hogy sem az ügyfelek, sem más illetéktelen személyek ne ismerhessék meg azokat. Kifejezetten rossz gyakorlat, amikor a váróban az ügyfelek az aktákról leolvas- hatják más ügyfelek nevét – ez ugyanis nemcsak adatvédelmileg aggályos, de az ügyvédi titkot is sérti.

Keresőszó: Vagyonbank, Adatkezelés, Adatbiztonság