A 102/2020 IV.10.) a Kormányrendelet rugalmas keretek között biztosít lehetőséget a szervezeteknek arra, hogy miként, milyen eszközökkel vitassák meg az egyes előterjesztéseket, anyagokat, beszámolókat, illetőleg miként készítsék elő döntéseiket vagy alapozzák meg határozataikat.
Tapasztalataink és ügyfeleink visszajelzései alapján a legdemokratikusabb és egyben leghatékonyabb forma a videókonferencián keresztül lebonyolított szervezeti esemény, vagyis a videóközgyűlés vagy videótaggyűlés.
Társaságunk informatikai szakemberek és ügyvédek bevonásával több ilyen rendezvényt szervezett és nyújtott a megtartásukban segítséget. Az ezen a téren szerzett tapasztalatot örömmel rendelkezésre bocsátjuk, és ilyen rendezvények lebonyolítását a jövőben is vállaljuk.
Társaságunk informatikai szakemberek és ügyvédek bevonásával több ilyen rendezvényt bonyolított már le, szerzett ezen a téren is tapasztalatot. Ilyen rendezvények lebonyolítását a jövőben is vállalja.
Egy videókonferencián keresztül megtartott szervezeti rendezvény során számtalan tényezőre kell figyelemmel lenni, amelyek közül a következőket emeljük ki:
- a megfelelő és biztonságos rendszeren keresztül történő kommunikáció,
- a résztvevők azonosítása, az adatok biztonságos rögzítésének biztosítása,
- a határozatképesség biztosítása és annak deklarálása a jogszabályok által megengedett keretek között,
- az ülés rögzítése elektronikus adatrögzítőn, kép- és hanganyag formájában,
- az ülés rögzítése írásban, jegyzőkönyv formájában,
- a vélemények, javaslatok, észrevételek megtétele lehetőségének biztosítása,
- a határozathozatal megfelelő dokumentálása,
- a határozatok pontos megfogalmazása,
- a jegyzőkönyvek és kapcsolódó dokumentumok alakszerű elkészítése,
- az adatvédelmi követelményeknek való mindenkori maradéktalan megfelelés biztosítása, adatvédelmi tájékoztatók és nyilvántartások szerkesztése.
Fentiek csak gyakorlott szakemberek segítségével valósíthatóak meg maradéktalanul. Több órás munkát is tönkre tehet egy aprónak vélt, ám végzetesnek bizonyuló hiba: téves döntés a szervezők részéről, vagy éppen egy rossz gomb lenyomása.
